5 dicas eficientes para organizar a secretaria da escola

Atualizado: há 7 dias

Pilha de papéis para todo lado, várias tarefas, muita burocracia e nada de tempo. A rotina de uma secretaria escolar é turbulenta e envolve uma série de desafios diários.

dicas eficientes para organizar a secretaria da escola

A secretaria possui grande importância para o bom funcionamento de toda instituição de ensino particular, já que é o principal local de atendimento e de fluxo de questões administrativas e pedagógicas.


Vale lembrar também que, muitas vezes, esse ambiente escolar é a porta de entrada e o local onde ocorre o primeiro contato com as famílias interessadas em efetuar novas matrículas, sendo necessário mostrar credibilidade e eficiência.


Portanto, para realizar um atendimento de qualidade para captar e reter alunos, bem como gerar melhores resultados do ponto de vista administrativo, a organização da secretaria precisa acompanhar o dinamismo institucional e favorecer o trabalho de forma global.


Pensando em toda a relevância desse assunto para o sucesso da sua instituição de ensino privada, elaboramos este artigo com uma seleção especial de dicas para ajudar a manter a organização da secretaria. Embarque nessa leitura com a gente!


Qual é a importância da secretaria escolar?


A secretaria da escola é responsável por armazenar e manter os registros, documentações e arquivos dos alunos, corpo docente e também da própria instituição de ensino. Além disso, faz e distribui comunicados e expedições para apoiar o desenvolvimento do processo escolar.


Como mencionamos anteriormente neste texto, é considerada ainda como a porta de entrada da escola e, por esse motivo, deve estar de acordo com o projeto pedagógico e filosofia da sua instituição. Dessa forma, é necessário que seja um ambiente organizado, que tenha uma estrutura e equipamentos adequados e que conte, ainda, com uma equipe qualificada para atender às necessidades das famílias da melhor maneira possível.


Por que investir na organização da secretaria escolar?


Contar com uma secretaria organizada é uma ferramenta poderosa para a gestão escolar de sucesso. Já parou para pensar nisso?


Trabalhar diariamente em um ambiente desorganizado, com processos cheios de burocracia e com um grande volume de informações dispostas de forma analógica em pilhas de arquivos, sem dúvida, afetará negativamente a gestão de recursos humanos e o desempenho individual dos colaboradores e, consequentemente, da sua instituição como um todo.


Sendo assim, investir tempo e recursos para manter a secretaria organizada traz diversos benefícios. Em relação ao seu público, que são os alunos e responsáveis, uma secretaria organizada passa uma sensação de controle, competência e eficiência, sendo um grande diferencial competitivo.


Internamente, a organização é vantajosa para que o trabalho seja potencializado, aumentando também os níveis de produtividade e diminuindo os níveis de estresse de toda a sua equipe.


5 dicas para manter a organização da secretaria escolar


Agora, chegou o momento de conferir cinco orientações para ter uma secretaria organizada e funcional em sua escola, a partir de hoje mesmo.


1. Conte com equipamentos tecnológicos adequados


Ter equipamentos tecnológicos adequados permite que o trabalho eficiente e organizado em uma secretaria escolar seja mais facilmente implementado no dia a dia. Um ponto que deve ser destacado no orçamento da instituição.


Sendo assim, o ideal é contar com computadores e outros equipamentos que possibilitem transformar e arquivar todos os documentos impressos de uma maneira digital.


Ao transformar pilhas de papéis em planilhas ou sistemas de gestão que ofereçam uma visão clara sobre alunos, professores, responsáveis e todos os processos da escola faz com que a gestão escolar fique otimizada e que os gestores escolares ganhem mais tempo e fiquem longe de burocracias.


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2. Invista na infraestrutura


Já abordamos esse ponto aqui nesse conteúdo, mas vale ressaltar novamente: a secretaria é, na grande maioria das vezes, a porta de entrada das instituições de ensino.


Tendo em vista essa importância, é essencial investir em proporcionar um ambiente aconchegante, confortável e convidativo para as famílias e os estudantes. Uma excelente estratégia é aproveitar esse espaço para divulgar iniciativas promovidas por sua escola, como fotos de eventos online e presenciais, ações sociais e também informativos e comunicados. Isso pode impactar positivamente na captação de novos alunos e reduzir a evasão escolar.



3. Tenha uma equipe qualificada e um atendimento personalizado


O atendimento ao público é um fator essencial em todos os setores, e não deve ser diferente na secretaria escolar.


Um atendimento personalizado pode ser considerado como um pilar fundamental para o sucesso da gestão educacional. A escola deve estar preparada para fazer uma apresentação eficaz e atrativa sobre os seus diferenciais e propósito e a equipe de colaboradores deve estar alinhada a todos esses pontos, ou seja, “falar a mesma língua”.


Portanto, treine sua equipe de colaboradores para realizar um atendimento humanizado e empático, entendendo as necessidades de cada responsável e fortalecendo os laços entre famílias e escola. Aposte nisso para alcançar uma boa gestão!


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Aqui no isaac, nosso time de Experiência do Cliente é responsável por conversar com as famílias, compreender sua realidade e propor a melhor solução para cada caso. Mas não se preocupem que, no isaac, não fazemos nada sozinhos. Realizamos um atendimento humanizado, fortalecemos os laços que já existem entre a escola e as famílias, além de sempre respeitarmos o que foi negociado previamente.


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4. Mantenha a organização


Não basta organizar apenas uma vez e não manter a organização. É fundamental adotar procedimentos contínuos de arrumação, para que a secretaria fique em ordem sempre.


Para isso, crie entre os colaboradores uma cultura de organização e limpeza no ambiente de trabalho. Descarte o que não será mais utilizado e guarde no local indicado os documentos e outros arquivos necessários para a gestão escolar.



5. Aposte numa gestão escolar incrivelmente simples


Sabemos que a rotina da secretaria de uma instituição de ensino particular é cheia de burocracias e de momentos para “apagar incêndios”.


70% do trabalho do diretor escolar está ligado à burocracia, de acordo com dados da AOG consultoria educacional. Você se identifica com essa realidade? Compartilhe conosco nos comentários ao final desse texto!


O isaac chegou para descomplicar a gestão escolar, colocando um ponto final na dor de cabeça dos gestores escolares. Ao se tornar uma escola parceira do isaac, você tem a receita mensal garantida, livre de atrasos e com total transparência, oferece mais meios de pagamento para os responsáveis e tem um atendimento humanizado.


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Conclusão


Como pudemos notar com a leitura desse artigo, manter uma secretaria escolar organizada e funcional impacta diretamente no relacionamento interno com o time de colaboradores, reduzindo o estresse e melhorando o ambiente de trabalho, além de também trazer vantagens em relação às famílias e estudantes,.


Esperamos que aproveite as nossas dicas e que tenha cada vez mais sucesso na gestão da sua escola. Conte sempre com o isaac para tornar a sua rotina incrivelmente simples.


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