Como cobrar as mensalidades atrasadas na sua escola?

Atualizado: há 7 dias

A importância da boa gestão financeira para o funcionamento saudável da sua escola é um tema que está sempre em pauta aqui em nosso blog. Afinal, sabemos como ter previsibilidade de caixa é um fator fundamental na gestão escolar e que te permite focar e investir no que realmente importa: educar.


Ligado a isso, abordamos neste artigo um tópico muito delicado para as instituições de ensino, ainda mais no momento de crise econômica em que todo o setor se encontra.


Como cobrar mensalidades atrasadas de forma que o bom relacionamento com os responsáveis seja mantido e que a escola não tenha que ficar insistindo constantemente para que isso diminua ou não aconteça?

gestora escolar negociando mensalidades atrasadas e reduzindo a inadimplência escolar

Antes de começarmos a compartilhar as nossas dicas, gostaríamos de te convidar para dividir nos comentários, ao final deste post, algumas ações que você vem aplicando em sua escola e que estão dando certo para contornar esses desafios. Preparamos um conteúdo muito rico para você, mas juntos podemos mais. Não é mesmo?


Vamos às orientações:


1. Não centralize tudo em você. Tenha um departamento ou alguém responsável por cobrar mensalidades atrasadas


Dados da AOG Consultoria Educacional apontam que gestores escolares gastam mais de 70% do seu tempo resolvendo problemas e cuidando de tarefas operacionais na escola. Apenas 16% do tempo acaba sendo destinado para orientar o time e 11% para se planejar para o futuro. Você se identifica?


Lembre-se de que o gestor deve funcionar como um maestro dentro da instituição de ensino. A partir do momento em que ele para de orquestrar e pega um instrumento, a música não flui. Falamos muito em dinheiro e como ele é um combustível forte para o funcionamento da sua instituição, mas o tempo também é essencial.


Mais do que isso, é extremamente importante que essa tarefa seja feita por colaboradores que não tenham contato direto com os alunos e que não lidem com as famílias em outros momentos, como os de foco mais pedagógico. Cobranças nunca deixam boas lembranças e você não vai querer ser vinculado a isso quando um responsável te encontrar em uma festividade da escola, além dessa separação também evitar constrangimentos com os estudantes no ambiente escolar.


2. Gestão do capital humano. Cultive relações e não negócios


Não confunda esse tópico como gestão de recursos humanos. Aqui estamos falando de pessoas. Professores, alunos, responsáveis, etc. Nesse tempo de pandemia em que o relacionamento está sendo realizado à distância, ficou ainda mais comprovado que a boa gestão do capital humano é imprescindível para a resiliência da sua instituição. Sua escola deve sempre estar trabalhando nisso.


A compreensão desses indivíduos perante o momento delicado em que a escola se encontra pode aliviar a tensão das conversas relacionadas a cobranças, além de se refletir em um atendimento mais humanizado por parte da sua equipe.


A gestão do capital humano é algo que se constrói no longo prazo e que deve ser fomentada diariamente. A sua escola pode promover festividades e encontros com as famílias e os professores para tratar desse assunto, por exemplo.


3. Atendimento humanizado


Derivada da dica dois, essa questão é primordial e é puro reflexo da sua figura como gestor e do ambiente escolar que você criou. O atendimento humanizado só funciona quando os seus funcionários estão em sincronia com a escola, com os seus valores e com a sua missão.


A consequência do atendimento humanizado é que as famílias se sentem parceiras e queridas pela escola e não como um simples CPF que paga a conta no fim do mês.


Lembre-se de que cada pagador tem as suas próprias características e motivos para não estar conseguindo efetuar o pagamento das mensalidades escolares. O atendimento deve ser personalizado para se adequar a cada situação e não uma fórmula pronta para todos os inadimplentes.


4. Muito cuidado com os descontos!


Os descontos e os parcelamentos das dívidas às vezes parecem as soluções mais óbvias para resolver as mensalidades atrasadas e evitar a evasão escolar, mas essas ações podem acabar enviesando o orçamento da escola e levando-a à falência.


É necessário planejamento para avaliar o perfil do pagador, o valor do desconto e por quanto tempo ele pode ser aplicado para não dar a falsa sensação de que a escola está lucrando quando, na verdade, não está recebendo o suficiente para arcar com os custos do dia a dia.


5. Indique todas as consequências


“O boleto da escola se tornou o melhor para deixar em atraso. Então, as instituições de ensino ficaram com uma inadimplência muito alta desde 2020 e vem aumentando muito na medida que a incerteza também aumenta. As escolas estão com muita dificuldade de caixa. Em 2021, estamos vendo o reflexo disso tudo, com muitas instituições fechando.”


Essa foi a declaração de Leonardo Nascimento, sócio-fundador da Urca Capital Partners para o Banco Mundial.


Veja bem, depois de tudo o que falamos neste conteúdo, o indicado aqui não é ameaçar e nem intimar as famílias a pagar as mensalidades atrasadas. É importante que o responsável financeiro entenda a consequência dos atrasos para a instituição e para ele.


É essencial que essas consequências sejam apontadas logo na primeira conversa com os responsáveis e não apenas quando há alguma mensalidade atrasada. Como pudemos observar na declaração anterior, os boletos escolares sempre são os primeiros a serem escolhidos quando há a necessidade de atrasar ou negociar um pagamento.


Parece óbvio, mas nem todos os responsáveis financeiros entendem que isso impacta diretamente na educação e no serviço pelo qual estão pagando.


6. É muito melhor prevenir do que remediar

Mais do que aprender a cobrar as mensalidades atrasadas, é essencial prevenir o atraso dos pagamentos. Então, veja como fazer isso:


. Ofereça mais meios de pagamentos e utilize a cobrança automática vinculada ao cartão de crédito dos responsáveis financeiros. Assim, você mitiga o risco de esquecimento que é um dos maiores causadores da inadimplência.


. Tenha controle total das suas finanças e dos pagamentos faltantes. Assim, fica mais fácil entrar em contato com as famílias antes de se tornarem inadimplentes, o que pode dar uma visão estratégica para a escola prever e lidar melhor com as mensalidades atrasadas.


. Ofereça descontos para as famílias pagarem antecipado.


. Investimentos em ferramentas e sistemas de gestão são extremamente aconselhados para que você e a sua equipe consigam cumprir com excelência todos esses tópicos. A sua escola deve estar sempre ligada e a par de tudo o que acontece no mercado educacional.


7. Seja incrivelmente simples e tenha um procedimento padrão


Como dissemos na primeira dica, o gestor tem que funcionar como um maestro na instituição de ensino, estando alinhado a todos os setores. Instrua bem o responsável pelas cobranças e crie um passo a passo a ser seguido em casos de inadimplência.


É importante ressaltar que esse processo deve conversar com o atendimento humanizado, funcionando como uma base que pode ser adaptada para cada caso.


Um exemplo de procedimento seria:


. Enviar um e-mail ou um WhatsApp de lembrete do pagamento para todos os responsáveis, três dias antes do vencimento dos boletos.


. Contatar todos os responsáveis um dia após o atraso da mensalidade, para verificar o motivo do não pagamento e se disponibilizar para resolver a questão da melhor maneira possível.


. Definir com o inadimplente um novo prazo.


. Enviar um e-mail ou WhatsApp um dia antes do novo vencimento acordado.


As palavras-chave para que esse processo seja bem-sucedido são: organização, registro e automação. Mais uma vez, é extremamente indicado que a escola tenha algum sistema financeiro ou de gestão que auxilie a equipe nessa atividade.



Conclusão


Lidar e cobrar mensalidades atrasadas não é uma atividade tão óbvia quanto parece. Não chega a ser uma tarefa complexa, mas alguns detalhes e processos podem fazer toda a diferença. Vimos que mais do que nunca o atendimento humanizado e o bom relacionamento com os pais e funcionários é um dos maiores diferenciais em tempos difíceis.


Além disso, organize e oriente o seu time a agir de forma a mitigar a inadimplência que, na maioria das vezes, é causada por esquecimentos. Para os casos mais complexos, tenha um histórico de boas relações e trate toda a situação de uma maneira que a escola não rompa a sua conexão com as famílias.


O atendimento humanizado foi um dos pilares para a construção da cultura do isaac. Nossa missão é empoderar escolas para reescrever o amanhã, garantindo a sua receita mensal, sem atrasos e com total transparência, para que você não precise mais se preocupar com a inadimplência e tenha previsibilidade de caixa para tirar os sonhos da sua escola do papel.


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#Ficaadica

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