Fluxo de caixa nas escolas: indispensável em tempos de crise

Atualizado: há 7 dias

A gestão financeira é um fator indispensável para a superação de desafios em todos os setores e em diversos cenários e se tornou ainda mais imprescindível para a sobrevivência das escolas nessa crise econômica causada pela pandemia do novo coronavírus.


Fluxo de caixa nas escolas: indispensável em tempos de crise

Olhando para o Brasil, dados do Sebrae e do IBGE mostram que 60% das pequenas empresas fecham com menos de 5 anos de idade e que 25% delas quebram por uma má administração financeira.


Indo mais a fundo no cenário educacional atual, entre 30% e 50% das escolas particulares de pequeno e médio porte do Brasil estão sob o risco de falência em razão da pandemia, aponta uma pesquisa encomendada pela União pelas Escolas Particulares de Pequeno e Médio Porte.


Essas referências reforçam a importância de se ter total controle e organização sobre os números da sua escola, e é nesse ponto que entra o fluxo de caixa como um aliado importante, que nada mais é do que o gerenciamento da receita e das despesas das instituições de ensino. Em outras palavras, a partir do fluxo de caixa, você terá o registro de qualquer entrada ou saída de dinheiro da sua escola e, consequentemente, mais controle da saúde financeira a longo prazo.


Ou seja, sem esse exercício é impossível de se construir e manter uma boa gerência financeira.


Em relação a esse tema, uma dúvida bem frequente é:


“Se a minha escola já dá lucro, mesmo assim eu preciso ficar mantendo esses registros e tendo todo esse controle?”


E a resposta para esse questionamento é SIM! Acontece que a partir do momento que você tem todos esses dados em dia e organizados, fica muito mais fácil gerenciar e verificar todos os pagamentos, despesas e orçamento da instituição.


Com dados em mãos, você tem uma visão mais abrangente e estratégica do que pode estar sendo desnecessário para a sua escola e, a partir daí, planejar possíveis cortes ou ações sem comprometer a qualidade do seu serviço no curto/longo prazo. Isso é ótimo para reduções saudáveis de gastos ou reformulações de fornecedores, por exemplo.


Outro fator importante a ser ressaltado é que mesmo os focos da escola sendo sempre a qualidade do ensino e os alunos, isso só se torna 100% viável se a sua instituição tiver uma boa gestão financeira e tudo isso começa com um simples fluxo de caixa.


E a partir disso surge uma outra dúvida: “Ok, isaac, agora que entendi a importância disso tudo para a sobrevivência da nossa escola, por onde devo começar?”


Não se preocupe! Elaboramos orientações práticas para que você consiga otimizar e controlar o fluxo de caixa da sua escola.


Confira logo a seguir!


O primeiro passo para organizar o fluxo de caixa da sua instituição de ensino é definir de quanto em quanto tempo ele será feito e ou revisado. Para essa questão, não existe uma única resposta correta. Cada gestor pode fazer da maneira que achar mais confortável, mas é amplamente recomendado que os registros sejam feitos sempre no fim do mês e que sejam evitados grandes intervalos entre uma documentação e outra.


Lembre-se que o fluxo de caixa não é uma ferramenta mágica que deixará a sua escola mais rentável de um dia para o outro e sim um método de controle que, se bem feito, irá trazer grandes benefícios para o seu trabalho.


Sabendo disso, tenha em mente também que consistência e frequência são as palavras-chave disso tudo. O ideal é sempre manter essa constância na realização e na manutenção do fluxo de caixa, afinal, qualquer lacuna nesse processo poderá deixar seus dados mais confusos, e se guiar com a informação errada é ainda mais perigoso do que trabalhar sem nada.


Agora, que já temos um ponto de partida, separamos algumas dicas fundamentais para você organizar o fluxo de caixa na sua instituição de ensino


Para iniciar, é necessário sempre separar as receitas fixas das variáveis. Isso é extremamente necessário para se ter noção do valor mínimo que a sua escola tem que ter em caixa para pagar os gastos fixos de cada mês. Mais que isso, caso exista a necessidade de cortes, você poderá elencar cada despesa a partir de sua importância e ter muito mais clareza do que pode ser reduzido dos custos para não impactar tanto a instituição.


Nunca misture suas finanças pessoais com os gastos da sua escola! Isso prejudica todo o seu fluxo de caixa e o torna irreal perante a realidade financeira. Esse é um dos erros mais comuns cometidos por gestores de pequenas e médias escolas.


Diante disso, em que todas essas dicas já foram incorporadas, vamos falar um pouco sobre algumas aplicações e de como o bom fluxo de caixa pode maximizar ainda mais alguns pontos e o desenvolvimento da sua gestão escolar.


Aplicações do fluxo de caixa nas escolas


A primeira delas é permitir uma precificação ainda mais assertiva do seu produto ou serviço. Quando se tem todos os gastos e ganhos lado a lado, fica muito mais claro de mensurar se o valor que está sendo cobrado é o melhor e se ele cobre todos os custos, tanto os fixos, quanto os variáveis não óbvios. Além disso, ele é muito útil na hora de calcular um desconto ou uma promoção. Isso é muito importante e cabe a seguinte pergunta para você, gestor escolar:


Você geralmente calcula os descontos dados nas matrículas e nas mensalidades ou simplesmente oferece um valor que facilite a negociação com os pais? Sinta-se à vontade para compartilhar a sua resposta nos comentários ao final deste artigo.


Outro ponto muito importante que vamos trazer aqui é a questão do planejamento futuro. O fluxo de caixa não só permite que tenha noção das suas cobranças futuras, como também possibilita a você elaborar algumas estratégias para lidar com crises ou até mesmo economizar para eventuais investimentos da sua escola.


Deu para notar como a previsibilidade é um ponto chave aqui? Com o registro eficaz e organizado das entradas e saídas de dinheiro da sua escola, você não só será capaz de avaliar se a receita presente será suficiente para cobrir os desembolsos futuros, como também terá uma visão mais completa para avaliar a capacidade de qualquer pagamento antes de assumir um compromisso. Essa aplicação é muito útil para sempre manter os gastos menores que a receita sem surpresas desagradáveis no fim do mês.


Conclusão


Apesar do conceito “Gestão de Fluxo de Caixa” assustar, ele não é um bicho de sete cabeças e os benefícios são imensos! Além de expor pontos de dor a serem reduzidos, também retrata a saúde financeira da escola e acaba sendo um grande aliado para combater e mitigar o impacto negativo da inadimplência.


Lembre-se que você não precisa ser um profissional no assunto, mas é interessante que entenda o mínimo dessas habilidades, mesmo se não for diretamente você quem toca a área financeira da sua escola. Como gestor escolar é essencial que saiba um pouco sobre tudo para gerenciar bem o seu negócio no dia a dia! Para isso são recomendadas algumas ferramentas financeiras digitais que otimizam todo o processo, tornando-o menos burocrático e mitigando o risco de erros.


Muitos gestores ainda utilizam os famosos “livros caixa'' que apesar de serem tradicionais, não se comparam a um sistema financeiro. Imagine ter que fazer manualmente um relatório dos últimos 6 meses da sua escola. Sufocante até de pensar, não é mesmo? E nesse ponto, é muito relevante reiterar que as ferramentas digitais surgiram para te auxiliar a ser um gestor ainda mais eficiente.


Cada vez mais, tecnologia e gestão escolar caminham lado a lado, tornando os processos menos manuais e burocráticos. Com isaac, você também fica livre da burocracia e cuida da saúde financeira da sua escola. Ao se tornar uma parceira do isaac, você tem todos os processos mais importantes da sua escola em uma única plataforma de produtos e serviços, além da receita mensal garantida, longe de atrasos e com total transparência. A Gestão Escolar de um jeito incrivelmente simples!


Sabendo da importância de acompanhar o desenvolvimento da sua instituição, aproveitamos para te convidar para participar de conversas 100% online e gratuitas no Papo de Escola. Clique aqui para conferir a programação completa e garantir sua participação: as vagas são limitadas!


#Ficaadica


Além da nossa programação de cursos exclusivos do Papo de Escola, também deixamos abaixo alguns dos nossos outros materiais que podem ajudar a potencializar a gestão da sua escola. Acesse:


Planejamento financeiro estratégico para escolas (olaisaac.com.br)

Gestão do Tempo para gestores escolares (olaisaac.com.br)

Impactos e desafios da digitalização do setor de educação (olaisaac.com.br)


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Vamos juntos transformar o futuro da educação!

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