O impacto de contas a pagar e a receber na gestão escolar

Atualizado: há 7 dias

A gestão financeira é um dos pilares mais importantes para uma gestão escolar de sucesso. Sabendo da relevância do acompanhamento do setor de finanças da escola para o seu desenvolvimento sustentável, vamos falar hoje de um ponto que não deve ser deixado de lado em todos os setores: controle das contas a pagar e a receber.


Mesmo que pareça algo comum e trivial no dia a dia, muitos gestores escolares não otimizam esse controle e acabam comprometendo a saúde financeira de suas instituições de ensino.

O impacto do controle de contas a pagar e a receber na gestão escolar

Fazer o controle correto do que entra e sai do caixa da escola garante mais segurança à gestão educacional, principalmente no cenário atual de crise, em que os gestores devem estar sempre atentos e preparados para elaborar estratégias para se reinventarem e manterem suas instituições ativas e em constante desenvolvimento.


Para que você possa adquirir novos conhecimentos sobre esse tema, preparamos este conteúdo completo. Aqui, você pode conferir mais informações sobre a importância e os benefícios da organização das contas a pagar e a receber em uma escola privada, entender o que significa exatamente cada um desses conceitos e como fazer o seu controle de forma eficiente.


Boa leitura!


Primeiramente, entenda melhor o que são contas a pagar e a receber:


O que são contas a pagar?


Podem ser definidas como as obrigações financeiras de uma instituição de ensino, como a folha de pagamento dos colaboradores, compras feitas com fornecedores para atender às necessidades internas e dos alunos, materiais, manutenção ou, ainda, podem incluir impostos e outras contribuições fiscais. Resumindo, é tudo o que a escola gasta.


O que são contas a receber?


Já as contas a receber podem ser definidas como todo o dinheiro que entra na instituição, como o valor das mensalidades e das atividades extracurriculares, por exemplo.


Ou seja, para que as finanças da escola estejam sempre equilibradas, é necessário que as contas a receber sempre sejam maiores do que as contas a pagar.


Qual é a importância do controle de contas a pagar e a receber na escola?


Já falamos sobre a definição de cada conceito, e vamos abordar neste tópico os motivos pelos quais você deve investir na organização eficiente das contas a pagar a receber na sua instituição de ensino privada.


O controle e o acompanhamento contínuo das finanças permite aos gestores escolares saberem com precisão os valores que estão saindo e entrando do caixa da escola. Com esses dados, a instituição pode organizar seu setor financeiro, programar pagamentos e planejar contratações, reformas e investimentos de maneira segura, sem comprometer o seu orçamento.


Além disso, esse controle também pode ajudar a instituição a acompanhar o nível de inadimplência e elaborar estratégias para reduzir a falta de pagamentos de mensalidades e evitar que novos casos surjam.


Portanto, sem o controle de contas a pagar e a receber, os profissionais que atuam na área financeira terão mais dificuldade para realizar um trabalho eficiente e garantir que a escola cresça de forma sustentável, identificando se é o momento certo de fazer investimentos ou se é essencial cortar despesas.


6 dicas essenciais para fazer um bom controle de contas a pagar e receber em sua instituição de ensino


Agora que você já sabe da importância de contar com o acompanhamento de contas a pagar e a receber em sua escola privada, preparamos abaixo orientações essenciais para realizar esse controle de maneira eficiente. Não deixe de continuar a ler abaixo!


1. Identifique todos os gastos e despesas da escola


Pode parecer óbvio, não é mesmo? Mas nem todas as instituições de ensino possuem um controle atualizado com as previsões dos pagamentos que precisam ser feitos. Com essa falta de planejamento, pode ocorrer uma grave desestruturação da programação financeira, pois se não estiver contando com determinado gasto e ele aparecer de última hora, será necessário tirar o valor de outro pagamento, caso não tenha dinheiro disponível em caixa.


Não se esqueça também de anotar e destacar as datas de vencimento das contas. Assim, você evita multas e juros por conta do pagamento atrasado.


2. Registre 100% das movimentações financeiras


Todos os gastos, até os menores e mais irrelevantes, a escola deve registrar. Um acompanhamento realmente eficiente de contas começa com o registro de tudo o que sai e entra do caixa da instituição.


Além disso, para uma boa gestão financeira e de orçamento da instituição de ensino, é fundamental fazer a classificação dos tipos de pagamento. Afinal, ao distinguir os valores, é possível identificar com mais eficiência os tipos de contas que a escola tem e, se for o caso, tomar decisões com base nessas informações.


3. Nada de colocar as contas pessoais e as contas da escola no mesmo controle


Misturar as contas pessoais e as contas da instituição em um só controle é uma prática muito comum, principalmente nas pequenas e médias escolas.


Com isso, em qualquer situação de imprevisto financeiro, o gestor escolar acaba tirando o dinheiro do caixa para cobrir gastos com o carro, supermercado ou com outra despesa pessoal, o que pode fazer com que o controle total seja perdido e prejuízos ao orçamento e saúde financeira da escola ocorram. Portanto, separe sempre as contas!


4. Identifique os valores recebidos e os a receber


Esse é um item de extrema importância. Afinal, para que o processo de controle de contas a receber e a pagar seja eficiente, os valores a receber também precisam ser corretamente contabilizados, para não afetar o ambiente escolar e, principalmente, a área de contar a pagar.


Dessa forma, identificar os valores já recebidos e monitorar a inadimplência, faz com que os colaboradores responsáveis e os gestores entendam de maneira clara e objetiva se a escola pode ou não comprometer seu orçamento com despesas extras, como uma reforma na estrutura ou compra de novos equipamentos. Ou, ainda, se é um momento de cautela e corte de gastos.


5. Em um cenário de dificuldades financeiras, dê prioridade às contas a pagar


Caso sua instituição de ensino passe por um momento com problemas para ter as contas pagas em dia, é essencial dar prioridade para aquelas despesas que influenciam diretamente no funcionamento da escola, como as contas de água e de luz, por exemplo.


Então, na hora de fazer o planejamento para priorizar determinadas despesas, tenha certeza que as contas de maior prioridade serão pagas e, caso ainda não tenham vencido, reserve para poder quitar ao longo do mês ou período.


6. Atenção à otimização do tempo


O tempo é um recurso fundamental na gestão escolar. Se você quiser aproveitar para conferir dicas de gestão do tempo para gestores escolares, clique aqui para acessar um conteúdo completo sobre esse tema.


Sabendo de toda a sua relevância, de nada adianta ter um controle de contas a pagar e receber que toma muito tempo da sua equipe. O ideal é simplificar o processo ou automatizá-lo com um sistema de gestão. Assim, você consegue de maneira simples lançar um recebimento ou inserir um novo pagamento.


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